Das 1*1 der E-Rechnungs-Standards für die Praxis

Wenn man beginnt sich mit dem Themenbereich E-Rechnung zu beschäftigen, stößt man auf so einiges an Begriffen und Akronymen. Wir möchten hier den Begriffskatalog etwas entwirren, indem wir die für Europa und insbesondere Deutschland relevanten Standards kurz erläutern, sowie darlegen wie diese ineinandergreifen.

Wir arbeiten uns “von unten nach oben” vor und beginnen mit den Standards auf niedrigster Ebene: Den Spezifikationen für Dateiformate und semantischen Modellen für elektronische Rechnungen.

UN/CEFTA CII (Cross Industry Invoice)

Der Cross Industry Invoice ist ein Standard des United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Er besteht aus einem semantischen Modell, sowie einer XML-Syntax, die – wie der Name vermuten lässt – speziell für elektronische Rechnungen entworfen wurde. Eine Beschreibung des Modells findet sich mitunter in dem Requirement Specification Mapping. Einen Überblick über das Mapping der fachlichen Begriffe auf die CII-XML-Elemente findet man hier (direkter PDF-Download…)

UBL (Universal Business Language)

Die Universal Business Language ist ein Standard der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Wie CII gibt es eine Beschreibung eines Modells sowie dessen Syntax im XML-Format, zusätzlich wird auch eine JSON-Syntax geboten. UBL ist mächtiger und es lassen sich auch andere Beschaffungsprozesse neben der Rechnungsstellung abbilden. Die Spezifikation der aktuellen Version 2.1 findet sich hier

PDF/A

PDF/A ist eine Teilmenge des PDF-Standards und wird von der International Organization for Standardization (ISO) herausgegeben und verwaltet. Der Standard legt fest welche Anforderungen ein PDF-Dokument erfüllen muss, und welche es nicht erfüllen darf, um für die Langzeitarchivierung geeignet zu sein. Unter anderem müssen Farbprofil, Bilder und Fonts in die Datei für PDF/A-Konformität eingebettet sein und Kompression ist nicht zugelassen. Der Standard PDF/A-3 regelt erstmals die Einbettung von nicht PDF/A konformen Dateien. Einen vollständigeren Überblick über die Features verschiedener PDF/A Versionen bietet ein Artikel auf heise.de.

Weiterhing gibt es Standards, die E-Rechnungen in Europa regeln. Diese bauen auf den bereits erwähnten Formaten auf.

Norm DIN EN 16931

Diese Norm legt fest welche Anforderungen an eine E-Rechung auf EU-Ebene gestellt werden. Sie spezifiziert ein semantisches Modell für E-Rechnungen, also welche Informationen vorhanden sein müssen. Die Anforderungen dieser Norm lassen sich sowohl mit CII, als auch mit UBL umsetzen. erechnung.gv.at bietet eine gute Auflistung der relevanten Normen. Bekommen kann man die individuellen Dokumente unter anderem auf der Website des DIN

XRechnung

EN 16931 definiert nur das Minimum an nötigen Informationen für den elektronischen Rechnungsaustausch. Um elektronische Rechnungen an die gesetzeslagen verschiedener Länder anzupasen, gibt es diverse nationale Erweiterungen. XRechnung ist die nationale Erweiterung für Deutschland, entworfen von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Auch die Anforderungen von XRechung lassen sich sowhl mit CII als auch UBL umsetzen (bzw. regelt XRechnung welche semantischen Elemente zu verwenden sind, um die Anforderungen mit UBL/CII umzusetzen) Relevante Spezifikationsdokumente gibt es über das XEinkauf Portal der KoSIT.

Und als Ende dieser Kette schauen wir uns einen hybriden Standard an, der all dies zusammen bringt:

ZUGFeRD/Factur-X

ZUGFeRD ist eine Spezifikation für ein hybrides E-Rechnungsformat, entwickelt und gepflegt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). ZUG steht hier übrigens für Zentraler User Guide. Seit ZUGFeRD2.0 handelt es sich um einen Deutsch-Französischen Standard und auf dieser Ebene heißt der Standard Factur-X (manchmal auch Factur/X…). Factur-X1.0 ist also identsich mit ZUGFeRD2.0

Der Standard ermöglicht eine für den Menschen (hoffentlich angenehm) lesbare Komponente der Rechnung im PDF/A-Format und eine eingebettete, maschinell verwertbare XML-Datei in der CII-Syntax. ZUGFeRD bietet mehrere Formate für das einzubettende XML. Das Standardprofil erfüllt die EU Norm EN 16931, aber nur das XRechnung-Profil eignet sich vollständig für Rechnungen im Deutschen Raum, da es auch die Anforderungen öffentlicher Behörden erfüllt. Spezifikation und weitere Informationen für die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.3.2 findet man auf der offiziellen Website

Und was ist jetzt PEPPOL?

Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein Angebot des Non-Profits OpenPeppol mit dem Ziel “Beschaffungsprozesse” grenzübergreifend (aber innerhalb Europas) elektronisch zu ermöglichen. Innerhalb des PEPPOL-Netzwerks gibt es weitere Komponenten und Spezifikationen für den automatischen Informationsaustausch. Unter anderem gibt es einen eigenen Standard, der die Norm EN 16931 umsetzt und (nur) auf UBL aufsetzt: PEPPOL BIS3.0. Einige der PEPPOL Regeln haben auch ihren Weg in die aktuelle XRechnung-Spezifikation gefunden. PEPPOL wird insbesondere von Behörden eingesetzt.

Tools und Libraries

Im nächsten Artikel dieser Reihe listen wir einige Tools auf, die bei der eigenen Umsetzung helfen können.