Von der Rechnung zur E-Rechnung

In diesem Artikel möchten wir erläutern, wie man den Umstieg auf die E-Rechnung am besten bewerkstelligt. Dafür beschäftigen wir uns zunächst mit der Ausgangssituationen, die wir insbesondere bei kleinen Unternehmen sehen und stellen einen kurzen Leitfaden für die Umsetzung bereit.

Fall 1: Fakturierungsystem/-software ist bereits vorhanden

Wenn im Unternehmen bereits Fakturierungssoftware verwendet wird, gestaltet sich der Umstieg möglicherweise sehr einfach. Viele Anbieter haben bereits Support für die E-Rechnung implementiert. Daher lohnt es sich auf Updates zu prüfen und die Software auf dem neuesten Stand zu halten.

Sollte die verwendete Software nicht mehr gewartet und aktualisiert werden, oder hat nur sehr schleppenden Patch-Support, kann der Umstieg auf eine andere Lösunge in Betracht gezogen werden. In diesem Fall empfehlen sich die größeren Anbieter von Standardsoftware, wie zum Beispiel das Angebot von LexWare oder der DATEV. Bei der Auswahl sollte man auch darauf achten, was am besten in das “Umfeld” passt, zum Beispiel welche Software der Steuerberater etc. verwendet. Prozesse müssen gegebenfalls angepasst und Mitarbeitende an die neue Software gewöhnt werden.

Fall 2: Eigenes System zur Rechnungserstellung ist im Einsatz

In einigen Firmen, besonders im Tech-Bereich, befindet sich auch gelegentlich ein selbst implementiertes und gewartetes System im Einsatz. Zum Beispiel eine eigene Stundenerfassung, die auch Rechnungen erzeugen kann. In solchen Fällen ist der Umstieg meist mit mehr Aufwand verbunden.

Die eigene Lösung muss um neue Features erweitert werden und zu Beginn muss man sich zuerst einmal einen Überblick über das Thema verschaffen. Zu Themen wie Standards und (frei) verfügbaren Tools und Libraries haben wir bereits Artikel, die dabei helfen können. Danach geht es natürlich um die Umsetzung der Anpassungen und Erweiterungen. Hier kann der Einkauf von externer Expertise von Vorteil sein.

Wenn die eigenen Kapazitäten nicht ausreichen, um die Individualsoftware auf Dauer auf einem aktuellen Stand zu halten, ist auch hier der Umstieg auf Standardsoftware eine Möglichkeit. Dies bedeutet aber wahrscheinlich einen größeren Einschnitt in die vorhandenen Prozesse.

Fall 3: “Händisches” Erstellen von Rechnungen

Zuletzt gibt es noch den Fall, dass Rechnungen einfach “händisch” ausgestellt werden und nur minimal per Software unterstützt sind. Beispielsweise ist nur eine Excel-Tabelle im Einsatz um Rechnungsposten zu erfassen.

Auch in diesem Fall kann man natürlich wieder auf Standardsoftware zurückgreifen. Werden aber nur sehr wenige Rechnungen pro Monat ausgestellt, kann die Nutzung freier Tools völlig ausreichend sein.

Dazu gibt es mittlerweile diverse Angebote im Web. Zum Beispiel gibt es ein kostenfreies Online-Tool von Pdf24 zur Erstellung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten.

Da man seine Rechnungsdaten ja nicht unbedingt an Dritte weitergeben möchte, sind “Offline Tools” auch wünschenswert. Die Funktion zur E-Rechnungserstellung ist auch in einer “Offline”-Variante im PDF24 Creator verfübgar. Wobei der Online-Service wahrscheinlich häufiger Updates erhalten wird.

Wie machen wir das bei 42ways

Für die Abläufe bei 42ways haben wir ein kleines Tool gebaut, welches aus der YAML/JSON-Rerpräsentation einer E-Rechnung diverse Formate erzeugen kann. Falls so eine derartige Lösung auch für Sie infrage kommt, sprechen Sie uns einfach an.

Dies sind die Ausgangsituationen, die wir in Klein- und Kleinstunternehmen sehen. Für alle Situationen ist der Umstieg auf die Angebote großer Sofwarehersteller eine Option, aber nicht immer ein “perfect fit”.

Es gilt, wie so oft, die Situation im eigenen Unternehmen genau zu analysieren, bevor man eine Entscheidung trifft.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, kontakieren Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung.